Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod. ), mohl by se dostat do důkazní nouze. Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci., jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod. ). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy.
Nezbytné písemnosti Zákoník práce (dále ZP) poskytuje oprávnění zaměstnavateli, aby vedl osobní spis zaměstnance, nestanoví však obsah písemností (§ 312 odstavec 1 ZP). Smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu. Zahrnujeme do něj pracovní poměr a dohody konané mimo pracovní poměr. ZP povahu a druh jednotlivých písemností nekonkretizuje, uvádí je obecně jako nezbytné pro výkon práce. Jsou to především písemnosti, které potvrzují kvalifikaci a obecnou způsobilost zaměstnance k výkonu práce. Součástí osobního spisu by měl být dotazník s uvedením údajů potřebných pro zaměstnání. Jedná se např. o osobní údaje (jméno, rodné číslo, profesní životopis apod. ), potvrzení o získané kvalifikaci, potvrzení o zaměstnání, posudek o pracovní činnosti (předchozí zaměstnavatel ho vydává jen na žádost zaměstnance), doklady týkající se uzavřeného pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva nebo dohoda o pracovní činnosti nebo o provedení práce, platový, případně mzdový výměr) apod.
Nápověda: Druhy pracovních poměrů: HPP = hlavní pracovní poměr VPP = vedlejší pracovní poměr NV = nepravidelná výpomoc DPC = dohoda o pracovní činnosti DPP = dohoda o provedení práce Informace pro zaměstnance: Zaměstnanec je povinen do 8 dnů po vstupu do zaměstnání předložit zaměstnavateli zápočtový list z předchozího zaměstnání, popřípadě potvrzení o vedení uchazeče na Úřadu práce. V případě nesplnění této povinnosti si je zaměstnanec vědom, že mu v případě nemoci nebudou vypláceny dávky nemocenského pojištění. Pokud zaměstnanec neuplatňuje slevu na dani u jiného zaměstnavatele, může si o ni do konce měsíce, ve kterém vznikl pracovní poměr formou Prohlášení poplatníka požádat. Pokud pracovní poměr vznikl v průběhu měsíce, je nutné na tento měsíc, v případě žádosti o slevu na dani, doložit, že tato sleva nebyla již uplatněna u předchozího zaměstnavatele. V případě žádosti o daňové zvýhodnění na vyživované dítě je nutné doložit, že tato sleva není vyplácena druhému z rodičů dítěte. V případě žádosti o slevu na dani z důvodu studia, doložte prosím doklad o studiu.